700 Rechnungen pro Monat automatisch verarbeitet
Die Situation (Vorher)
Mike verwaltet mehrere E-Commerce-Shops und bekommt monatlich rund 700 Rechnungen von verschiedenen Lieferanten. Jede Rechnung musste einzeln geöffnet, geprüft, dem richtigen Shop zugeordnet und in der Buchhaltung verbucht werden.
Das war nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig. Falsche Zuordnungen, vergessene Rechnungen, verspätete Zahlungen. Mike hat teilweise zwei volle Tage pro Monat nur mit Rechnungen verbracht.
Was wir gebaut haben
Ein automatisches Rechnungsverarbeitungssystem, das eingehende Rechnungen per E-Mail empfängt, den Inhalt mit KI ausliest, den richtigen Shop zuordnet, die Beträge extrahiert und alles in der Buchhaltung verbucht.
Das System erkennt sogar Abweichungen von üblichen Beträgen und markiert diese zur manuellen Prüfung. Mike schaut sich nur noch die Ausnahmen an. Den Rest erledigt das System alleine.
Das Ergebnis (Nachher)
- 700 Rechnungen pro Monat werden vollautomatisch verarbeitet
- 80 Stunden pro Monat eingespart, die Mike jetzt für sein Geschäft nutzt
- 24.000 EUR pro Jahr an Personalkosten gespart (vorher hatte Mike eine Teilzeitkraft dafür)
- Weniger Fehler, weil KI konsistenter arbeitet als ein Mensch am Freitagnachmittag
Was du daraus mitnehmen kannst
Rechnungsverarbeitung ist einer der dankbarsten Automatisierungskandidaten. Die Struktur ist immer ähnlich (Absender, Betrag, Datum, Positionen), die Datenquellen sind klar (E-Mail, PDF), und der Nutzen ist sofort in Euro messbar.
Solche Ergebnisse sind auch für dich möglich
Im Solo-Millionär Mastermind zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du KI für dein Business einsetzt. Und zwar so, dass es sich in Euro und Stunden auszahlt.
