Diese Woche hatte ich ein Coaching mit einem Kunden. Er ist selbst Coach, und sein Business läuft sehr gut. Er hat ein eingespieltes Team, einen klaren Verkaufsprozess und volle Kalender bei seinen Closern.
Trotzdem fehlte ihm etwas: Zeit. Für jeden neuen Kunden nahm er abends ein persönliches Willkommensvideo auf. 16 bis 18 Minuten pro Video, an manchen Tagen mehrere. Dazu kamen Sprachnachrichten an mögliche Partner, Beiträge für Instagram und viel Kontrollarbeit im CRM.
Er hat mir seinen Arbeitstag am Bildschirm gezeigt. Ich habe ihm gesagt, was ich anders machen würde. Hier sind die wichtigsten Punkte. Seinen Namen, seine Branche und seine Zahlen lasse ich weg. Die Ratschläge passen auf fast jedes Coaching- und Beratungsbusiness. Wie du als Coach überhaupt erst an Kunden kommst, beschreibe ich in Kunden gewinnen als Coach.
Die beste Automatisierung ist keine
Bevor du etwas automatisierst, frag dich: Muss das überhaupt jemand machen?
Das klingt banal. In der Praxis spart diese Frage am meisten Zeit. Wenn du ein Ziel erreichst, ohne etwas zu tun, ist das besser als jede Automatisierung. Eine Automatisierung musst du bauen, prüfen und pflegen. Eine Aufgabe, die wegfällt, kostet gar nichts mehr.
Mein Kunde trägt zum Beispiel Kündigungen von Hand in mehrere Systeme ein. Viele Zahlungsanbieter können Kündigungen aber selbst bearbeiten. Dann reicht es, wenn die Kündigung dort ankommt. Den Rest erledigt das System.
Geh deine Woche einmal mit dieser Frage durch. Du findest fast immer zwei oder drei Aufgaben, die niemand vermissen würde.
Trenne das Persönliche vom Gleichen
Die wichtigste Idee aus dem Gespräch: Jede Aufgabe besteht aus kleinen Teilaufgaben. Ein Teil davon ist wirklich persönlich. Der Rest ist jedes Mal gleich.
Nehmen wir das Willkommensvideo. Mein Kunde wollte darauf nicht verzichten, und ich finde, er hat recht. Seine Kunden werden per Chat betreut, sie sehen ihren Coach sonst nie. Die persönliche Betreuung ist ihm sehr wichtig. Das Video gibt seinen Kunden Sicherheit. Es ist ein Grund, warum sein Coaching so gut läuft.
Also haben wir das Video zerlegt:
- Die ersten ein bis zwei Minuten sind persönlich. Er begrüßt die neue Kundin mit Namen. Er greift auf, was das Verkaufsteam über sie notiert hat. Er sagt ihr, dass sie gut aufgehoben ist.
- Die restlichen 15 Minuten sind fast immer gleich. Er erklärt, wie die Betreuung abläuft. Dabei zeigt er das Profil der Kundin in seiner Coaching-Software.
Der zweite Teil muss nicht jedes Mal neu entstehen. Er nimmt die Erklärung einmal sauber auf. Für jede neue Kundin öffnet die KI deren Profil, nimmt den Bildschirm auf und klickt im passenden Moment auf die passenden Stellen. Danach setzt sie Begrüßung und Erklärung zu einem Video zusammen. Der Link landet im Kundenprofil. Er schaut kurz drüber und gibt frei.
Aus 18 Minuten pro Kunde werden etwa zwei. Der Teil, der zählt, bleibt echt. Weg fällt nur, was er ohnehin jeden Tag wiederholt hat.
Seine Coaching-Software hat übrigens keine Schnittstelle. Das hält uns nicht auf. Claude kann einen Computer bedienen wie ein Mensch: Browser öffnen, klicken, Bildschirm aufnehmen. Fast alles, was du am Computer tust, lässt sich heute so automatisieren.
Stell dir diese Frage bei jeder wiederkehrenden Aufgabe: Was davon ist wirklich persönlich? Meist ist es weniger, als du denkst.
Sprachnachrichten: Nur der Name ist neu
Dasselbe Muster gilt für Sprachnachrichten. Mein Kunde schreibt mögliche Kooperationspartner auf Instagram an. Wer antwortet, bekommt eine Sprachnachricht von ihm, etwa drei Minuten lang. Sie ist jedes Mal fast gleich. Nur am Anfang sagt er den Vornamen.
So würde ich das bauen:
- Er gibt Claude ein paar alte Sprachnachrichten. Claude schreibt sie ab und schlägt vor, welcher Teil immer gleich bleibt.
- Diesen Teil nimmt er einmal neu und sauber auf.
- Aus ein paar Minuten seiner Stimme entsteht ein Stimmklon, zum Beispiel mit ElevenLabs. Der Klon spricht nur den ersten Satz: „Hey Julia, schön, dass du dich meldest.“
- Die KI setzt beides zusammen und legt die Nachricht zur Freigabe vor.
Den Vornamen holt die KI aus dem Chat, nicht aus dem Benutzernamen. Sonst begrüßt sie jemanden mit „Hey Kämpferherz87“. Solche Kleinigkeiten entscheiden, ob eine Nachricht persönlich wirkt.
Am Anfang hört ein Mensch jede Nachricht vor dem Versand an. Er muss nur die ersten Sekunden prüfen, der Rest ist ja die echte Aufnahme. Klingt der Name falsch, klickt er auf „neu erzeugen“. Passt alles, klickt er auf „senden“.
Zwei Grenzen sind mir wichtig. Die erste Nachricht an einen möglichen Partner schreibt weiter ein Mensch. Erst wenn jemand antwortet, reagiert die Automatisierung, und zwar über die offizielle Schnittstelle von Instagram. Fremde Menschen massenhaft anschreiben würde ich nie automatisieren.
Die zweite Grenze: Sei offen mit KI-Stimmen. Der AI Act der EU verlangt in vielen Fällen, dass KI-erzeugte Stimmen als solche erkennbar sind.
Fang dort an, wo du wenig riskierst
Mein Kunde hatte eine berechtigte Sorge. Er sagte: „Ich habe Angst, den Fokus zu verlieren.“ Man kann sehr viel automatisieren. Wer alles gleichzeitig anfängt, schafft am Ende nichts davon.
Ich würde dort anfangen, wo zwei Dinge zusammenkommen. Die Aufgabe kostet viel Zeit. Und sie lässt sich automatisieren, ohne eine Kundenbeziehung zu gefährden. Bei ihm sind das die Karussells auf Instagram.
Sein bisheriger Ablauf: Claude schreibt ihm jeden Morgen Bildideen. Er kopiert sie in ein Bildprogramm, speichert die Bilder, schickt sie aufs Handy und lädt sie hoch. Dann richtet er im Chat-Tool das Stichwort ein, baut eine eigene Landingpage und verbindet sie mit seinem CRM. Rund eine Stunde pro Beitrag.
Der neue Ablauf:
- Claude erzeugt die Bilder direkt über die Schnittstellen der Bildmodelle, im Stil seiner alten Beiträge.
- Claude schreibt Bildtexte und Beschreibung und wählt ein Stichwort.
- Kommentiert jemand das Stichwort, bekommt er automatisch eine Direktnachricht.
- Die Landingpage entsteht als Kopie der bewährten Vorlage. Jeder Eintrag landet mit dem passenden Tag im CRM, zusammen mit der Information, von welchem Karussell er kam.
- Mein Kunde sieht alles vorher und gibt frei.
Wenn hier etwas nicht perfekt ist, verliert er keinen Kunden. Er sieht jedes Bild und jeden Text, bevor etwas online geht. Und weil seine Karussells viele Kommentare bekommen, kann er statt einem Beitrag am Tag mehrere posten.
Ein Grundsatz dazu: Erst vereinfachen, dann optimieren. Claude liest den bestehenden Ablauf aus Postfach und CRM aus und baut ihn genau so nach. Die gleichen Nachrichten, die gleiche Seite, die gleichen Tags. Ob man den Funnel verbessern kann, klären wir später. Wer beides gleichzeitig ändert, weiß am Ende nicht, was gewirkt hat.
Ich selbst gehe auf Instagram noch einen Schritt weiter. Bei mir gibt es für alle Reels ein einziges Stichwort. Die KI erkennt das Thema aus dem Beitrag und schickt das Passende. Wie ich so Interessenten gewinne, beschreibe ich in Kunden gewinnen mit KI.
Vorbereiten, freigeben, loslassen
Viele Unternehmer haben Angst, dass die KI etwas Falsches an Kunden schickt. Die Angst ist berechtigt. Deshalb würde ich jede Aufgabe in drei Stufen automatisieren:
- Technische Helfer. Formulare, Tags, ein Chatbot mit festen Texten. Du oder dein Team macht trotzdem alles Wichtige selbst. Hier stehen die meisten Unternehmer heute.
- Die KI bereitet vor, du gibst frei. Sie schreibt die Nachricht, schneidet das Video, baut die Seite. Ein Mensch prüft, bevor etwas rausgeht. Schon diese Stufe spart den Großteil der Zeit.
- Die KI macht es allein. Erst wenn du über viele Hundert Durchläufe nichts mehr korrigieren musstest.
Für Stufe 2 bekommt Claude eine feste Regel: Nichts geht an Kunden oder an die Öffentlichkeit, bevor ich es freigebe. Diese Regel steht schriftlich in den Anweisungen. Ein Satz im Chat reicht dafür nicht.
So arbeite ich auch selbst. Ein KI-Mitarbeiter liest bei mir jede Stunde meine Mails und legt Antworten als Entwurf an. Senden tue ich selbst. Er lernt aus jeder Änderung, die ich mache.
Dein Business-Gehirn läuft, wenn dein Laptop zu ist
Viele dieser Abläufe müssen rund um die Uhr laufen. Wenn um 23 Uhr jemand ein Stichwort kommentiert, ist dein Laptop vermutlich zu. Deshalb brauchst du einen Ort, der immer läuft: einen kleinen Server oder ein Hosting mit SSH-Zugang, also einer sicheren Verbindung, über die Claude dort arbeiten kann. Dort liegt dein Business-Gehirn auf einer eigenen Subdomain mit Passwort. Dort laufen die Verbindungen zu Instagram, zum CRM, zu den Bildmodellen und zur Stimme.
Das klingt technischer, als es ist. Claude richtet das Schritt für Schritt ein. Du meldest dich an, wo es nötig ist, und kopierst Zugangsschlüssel. Der Anfang ist die größte Hürde. Danach merkst du plötzlich, was alles geht.
Der zweite Teil des Gehirns ist das Gedächtnis. Mein Kunde hatte eine Routine, die ihm jeden Morgen eine Übersicht schreibt. Sie sah jeden Tag ein bisschen anders aus. Das hat ihn verunsichert. Er hat dann alles noch einmal selbst geprüft.
Das hatte zwei Gründe. Die Routine lief auf der Denkstufe „mittel“. Für Kontrollaufgaben würde ich mindestens „extra hoch“ nehmen. Und die KI hatte kein schriftliches Gedächtnis. Was in einer Datei steht, vergisst Claude nicht. Lege einen Ordner an mit Briefings und Learnings als Markdown-Dateien, also einfachen Textdateien. Jede Rückmeldung von dir kommt dort hinein. So wird die Routine mit jedem Tag besser. Wie du Claude so einrichtest, zeige ich in meiner Anleitung zu Claude Code auf Deutsch.
Genau für solche Kontrollen ist Code besser als jeder Mensch. Mein Kunde ist ein Ordnungsfreak. Er prüft Laufzeiten und Provisionen doppelt. Ein Mensch übersieht irgendwann ein Datum. Code nicht.
Sichere, was dir gehört
Mein Kunde hat seine Kontakte, seine Abläufe und seine Videos bei einem einzigen Anbieter. Wenn der morgen schließt, ist ein großer Teil seines Business weg. Ich würde deshalb jede Nacht automatisch sichern:
- alle Kontakte aus dem CRM auf den eigenen Server,
- alle Videos und Bilder in einen günstigen Speicher, zum Beispiel eine Storage Box oder Google Drive,
- alles, was Claude baut, mit Versionsverlauf auf GitHub.
Das kostet wenige Euro im Monat. Du merkst es nicht einmal.
Dazu eine Regel, die ich jedem Unternehmer mitgebe: Kauf kein Werkzeug ohne Schnittstelle. Eine Schnittstelle, auch API genannt, erlaubt anderen Programmen, mit dem Werkzeug zu arbeiten. Fehlt sie, kannst du das Werkzeug kaum automatisieren. Bei meinem Kunden betrifft das ausgerechnet die Betreuung, also seinen größten Kostenblock. Einen Umzug mitten im Betrieb würde ich ihm trotzdem nicht empfehlen, das Risiko ist zu groß. Bei jedem neuen Werkzeug ist die Schnittstelle aber das erste Kriterium.
Ich habe das selbst erlebt. Für mein früheres E-Mail-Tool habe ich rund 300 Euro im Monat bezahlt, und es hatte keine brauchbare Schnittstelle. Ich habe es gekündigt und mir ein eigenes System gebaut. Heute ist bei mir alles miteinander verbunden.
Schlafende Kontakte wecken
Ein Hebel bringt keine Zeit, sondern Umsatz. Mein Kunde hat viele Interessenten, die seinen Fragebogen ausgefüllt, aber nie ein Gespräch gebucht haben. Die meisten sind nicht verloren. Bei vielen hat sich nur gerade etwas dazwischengeschoben.
Ich würde ihnen jeden Monat eine ganz schlichte Mail schicken. Kein Logo, kein Bild, nur Text, linksbündig wie eine persönliche Nachricht:
Hallo Sandra, wir hatten im Frühjahr über dein Ziel gesprochen. Ist das Thema noch aktuell für dich? Viele Grüße
Die KI setzt Namen und Anlass ein, du gibst frei. Wer antwortet, kommt zurück in den normalen Verkaufsprozess. Die Idee dahinter beschreibe ich ausführlich in Die 7-Wort-E-Mail. Schick solche Mails nur an Menschen, die sich bei dir eingetragen haben.
Sag der KI, was du willst, nicht wie
Jetzt der wichtigste Punkt. Die meisten von uns haben gelernt, in Grenzen zu denken. Wir fragen zuerst: Wie geht das? Wer kann das? Was kostet das?
Mit KI ist das „Wie“ nicht mehr dein Problem. Stell dir vor, du redest mit einem sehr klugen Mitarbeiter, der dein Business kennt. Du musst ihm nicht erklären, wie etwas geht. Du sagst ihm, was du willst, und er findet den Weg. Eine Frage hilft mir dabei: Was würdest du tun, wenn du unendlich viele Mitarbeiter und unendlich viel Zeit hättest? Denn genau das hast du jetzt.
Ein praktischer Trick aus dem Gespräch: Wir haben es aufgezeichnet. An einigen Stellen habe ich direkt mit Claude gesprochen, nicht mit meinem Kunden. Er gibt Claude jetzt einfach das Transkript und sagt: „Lies, was wir besprochen haben. Leg eine Vision-Datei mit dem Zielzustand an. Dann fang mit dem kleinsten Schritt an, der mir sofort Zeit spart.“ Das Gespräch ist der Bauplan.
Nach dem Gespräch fragte er noch: Mache ich das alles in einer einzigen Unterhaltung mit Claude? Meine Antwort: Nein, je Thema eine eigene. Eine für die Karussells, eine für das Willkommensvideo, eine für die Sprachnachrichten. So arbeitet Claude an mehreren Themen gleichzeitig. Weil alle Unterhaltungen im selben Projektordner liegen, teilen sie sich Vision, Regeln und Learnings.
Was KI nicht ersetzt
Reine Chat-Betreuung wird in den nächsten Jahren billiger. Wer seine Frage in ChatGPT tippt, bekommt heute oft eine brauchbare Antwort. Für Standardfragen braucht dann niemand mehr einen Coach. Gleichzeitig wechseln zu meinem Kunden Menschen von Wettbewerbern, deren Chatbot sie schlecht betreut hat.
Daraus ziehe ich einen Schluss: Automatisiere alles um die Beziehung herum, nicht die Beziehung selbst. Das Persönliche ist der Grund, warum Menschen bei dir kaufen. Die Zeit, die du sparst, gehört genau dort hin. In mehr echte Gespräche, bessere Ergebnisse und mehr Nähe zu deinen Kunden. Wer das gut macht, gewinnt Kunden von denen, die alles automatisieren, und von denen, die gar nichts automatisieren.
Dein erster Schritt
Nimm dir eine wiederkehrende Aufgabe vor. Nicht fünf. Stell dir dazu diese fünf Fragen:
- Kann ich die Aufgabe ganz weglassen?
- Welcher Teil ist wirklich persönlich, welcher immer gleich?
- Spart sie viel Zeit, ohne eine Kundenbeziehung zu gefährden?
- Wer prüft und gibt frei, bevor etwas rausgeht?
- Wo liegen die Daten, und gibt es ein Backup?
Wenn du alle fünf beantwortet hast, sag Claude, was du willst. Den Rest findet ihr zusammen heraus. Wie aus solchen kleinen Schritten ein System wird, das sich selbst verstärkt, beschreibe ich in Flywheels im Business.
Du willst wissen, welche Aufgaben in deinem Unternehmen die KI übernehmen kann? Dann frag mich. Beschreib mir kurz dein Business und stell deine Frage, gern als Sprachnachricht. Die erste Antwort ist gratis.