Der Freibetrag steht dir einmal zu, nicht einmal pro Bank
Bis zu 1.000 € Kapitalerträge im Jahr bleiben bei dir steuerfrei. Diesen Betrag nennt das Gesetz Sparerpauschbetrag. Zusammen veranlagte Ehegatten bekommen einen gemeinsamen Pauschbetrag von 2.000 €. Beides steht in § 20 Absatz 9 EStG.
Ein Freistellungsauftrag ist etwas anderes als der Freibetrag. Er ist die Anweisung an ein einzelnes Institut, bis zu einem bestimmten Betrag keine Kapitalertragsteuer einzubehalten. Die Rechtsgrundlage steht in § 44a Absatz 2 EStG, und er muss nach amtlich vorgeschriebenem Muster erteilt werden. Dieses Muster veröffentlicht das Bundesfinanzministerium als Anlage 2 zu Anhang 19 des Einkommensteuer-Handbuchs. Wer bei vier Instituten Geld liegen hat, kann also vier Aufträge erteilen. Nur die Summe ist gedeckelt.
In Geld gerechnet geht es um überschaubare, aber sichere Beträge. Auf Kapitalerträge fallen 25 % Abgeltungsteuer nach § 32d Absatz 1 EStG an, dazu 5,5 % Solidaritätszuschlag auf diese Steuer nach § 4 SolzG 1995. Zusammen sind das 26,375 %. Ein voll ausgeschöpfter Pauschbetrag von 1.000 € ist damit 263,75 € im Jahr wert, bei Ehepaaren 527,50 €. Kirchensteuer ist in diesen Zahlen nicht enthalten. Wer sie zahlt, spart entsprechend mehr. Über zehn Jahre summiert sich das auf 2.637,50 € für eine Einzelperson. Kein Vermögen, aber Geld, für das du nur ein Formular ausfüllen musst.
Verteile nach Erträgen, nicht nach Kontoständen
Der häufigste Fehler ist eine Aufteilung nach Guthaben. Das klingt logisch und geht trotzdem schief, weil der Freibetrag Erträge deckt und nicht Kontostände.
Nimm dieses Beispiel. Du hast 30.000 € auf dem Girokonto bei Bank A, das keine Zinsen zahlt. Bei Bank B liegen 20.000 € Tagesgeld zu 2,5 %, das sind 500 € Zinsen im Jahr. Bei Bank C liegt ein ETF-Depot im Wert von 40.000 €, thesaurierend, also ein Fonds, der seine Erträge nicht ausschüttet. Dort entsteht trotzdem ein steuerpflichtiger Ertrag, die Vorabpauschale.
Rechne die Vorabpauschale mit: Der Basiszins für 2026 beträgt 3,20 %, in den Basisertrag fließen davon 70 % nach § 18 InvStG. Aus 40.000 € Depotwert werden so 896,00 € Basisertrag, vorausgesetzt, der Fonds hat im Jahr mindestens so viel zugelegt. Über die Wertsteigerung des Jahres hinaus geht der Basisertrag nicht. Davon bleiben bei einem Aktienfonds 30 % nach § 20 InvStG steuerfrei, es bleiben 627,20 €.
Ein Datum gehört dazu. Die Vorabpauschale für 2026 gilt nach § 18 Absatz 3 InvStG erst am ersten Werktag 2027 als zugeflossen. Sie belastet damit den Freibetrag des Jahres, in dem deine Bank die Steuer abbucht, nicht den des Jahres, aus dem der Depotwert stammt. Wie die Formel im Detail arbeitet, steht in Vorabpauschale erklärt.
Für das Jahr, in dem diese Vorabpauschale gutgeschrieben wird, stehen damit Erträge von 0 €, 500 € und rund 627 € nebeneinander. Die richtige Verteilung des Freibetrags lautet: 627 € an Bank C, die restlichen 373 € an Bank B, nichts an Bank A. Alle 1.000 € sind gedeckt, die Ersparnis liegt bei 263,75 €. Genau diese Rechnung nimmt dir der Freistellungsauftrag-Optimierer ab, auch für vier Institute gleichzeitig.
Jetzt die Variante nach Kontostand. 90.000 € Gesamtguthaben, verteilt im Verhältnis der Salden, ergibt 333 € für Bank A, 222 € für Bank B und 444 € für Bank C. Auf dem Papier sind 999 € freigestellt. Tatsächlich genutzt werden 666 €, denn bei Bank A steht den 333 € kein einziger Euro Ertrag gegenüber. Die Ersparnis fällt auf 175,66 €. Dieselben drei Formulare, 88,09 € weniger im Portemonnaie.
Die Liste beginnt beim Institut, nicht beim Konto
Ein Auftrag wirkt immer für sämtliche Konten und Depots bei einem Institut. Das steht so im amtlichen Muster und lässt sich nicht feiner steuern. Wer bei einer Bank ein Tagesgeldkonto und zwei Depots hat, erteilt einen Auftrag, nicht drei.
Zum Kreis der Empfänger gehören mehr Stellen, als die meisten auf dem Schirm haben. Das Formular nennt ausdrücklich Kreditinstitute, Bausparkassen, Lebensversicherungsunternehmen und die Bundes- oder Landesschuldenverwaltung. Ein Bausparvertrag mit Guthabenzinsen zählt also mit, ebenso eine Kapitallebensversicherung.
Nicht auf die Liste gehört ein Depot bei einem ausländischen Broker. Dort wird keine deutsche Kapitalertragsteuer einbehalten, also gibt es nichts freizustellen. Diese Erträge musst du nach § 32d Absatz 3 EStG selbst in der Steuererklärung angeben, dort wirkt der Pauschbetrag dann bei der Veranlagung. Zweimal gibt es ihn deshalb nicht: Was inländische Banken bereits freigestellt haben, fehlt dir bei der Veranlagung für die ausländischen Erträge.
Ein praktisches Detail hakt oft: Ohne deine steuerliche Identifikationsnummer ist der Auftrag unwirksam. § 44a Absatz 2a EStG formuliert das eindeutig. Bei einem gemeinsamen Auftrag braucht die Bank auch die Nummer des Ehegatten.
Wenn die Summe aller Aufträge zu hoch ist
Der Klassiker ist der Umzug des Geldes ohne Aufräumen: Bei drei Banken steht je ein Auftrag über 1.000 €, weil beim Kontowechsel immer wieder das Maximum eingetragen wurde. Zusammen sind das 3.000 €, erlaubt sind 1.000 €. Unterschrieben hast du dabei jedes Mal die Versicherung auf dem Formular, dass deine Aufträge zusammen den Höchstbetrag nicht übersteigen.
Sichtbar wird das über eine Meldung, die viele falsch verstehen. Was am Ende zählt, sind nicht die Beträge auf deinen Formularen, sondern die Kapitalerträge, bei denen die Banken wegen eines Auftrags keine Steuer einbehalten haben. Genau diese Erträge übermittelt jedes Institut dem Bundeszentralamt für Steuern, nachzulesen in § 45d Absatz 1 EStG. Solange deine Erträge klein sind, passiert nichts, weil auch nichts zu viel freigestellt wurde. Erst wenn die freigestellten Beträge in der Summe über dem Pauschbetrag liegen, wird es teuer.
Konkret: Bei Erträgen von 500 €, 627 € und 420 € stellen die drei Banken zusammen 1.547 € frei. Steuerfrei stehen dir 1.000 € zu. Auf die übrigen 547 € entfällt eine Nachzahlung von 144,27 €, die über den Einkommensteuerbescheid kommt. Dazu tritt die Pflicht aus § 32d Absatz 3 EStG, Kapitalerträge ohne Steuerabzug in der Erklärung anzugeben. Wer den Fehler selbst bemerkt, senkt die Aufträge und erklärt die Erträge. Das ist deutlich angenehmer als ein Schreiben vom Finanzamt.
Wenn der Freibetrag ungenutzt liegen bleibt
Der Pauschbetrag gilt je Kalenderjahr. Was du nicht nutzt, verfällt zum 31. Dezember und wandert nicht ins nächste Jahr. Er kann auch keine Verluste erzeugen: § 20 Absatz 9 Satz 4 EStG begrenzt ihn ausdrücklich auf die Höhe deiner verrechneten Kapitalerträge. Wer 400 € Erträge hat, nutzt 400 €, nicht mehr.
Der zweite Fall ist der ärgerlichere: Erträge sind da, der Auftrag fehlt. Dann behält die Bank ab dem ersten Euro 26,375 % ein. Zurückholen kannst du dir den Betrag trotzdem. § 32d Absatz 4 EStG nennt den nicht vollständig ausgeschöpften Sparerpauschbetrag ausdrücklich als Grund, den Steuereinbehalt überprüfen zu lassen. Du reichst die Anlage KAP ein und bekommst die Steuer mit dem Bescheid zurück, allerdings erst Monate später. Wie sich der Steuerabzug im Depot zusammensetzt, zeigt der Abgeltungssteuer-Rechner.
Bis wann du ändern kannst und was dann noch geht
Erhöhen darfst du jederzeit. Beim Senken wird es unangenehm genau, und diese Regel steht nicht im Gesetz, sondern in den Erläuterungen des amtlichen Musters. Sie lautet: Befristen lässt sich ein Freistellungsauftrag nur mit Wirkung zum Kalenderjahresende. Eine Herabsetzung ist zulässig, aber höchstens bis zu dem Betrag, der im laufenden Jahr bereits ausgenutzt wurde. Wurde ein Auftrag im laufenden Jahr noch gar nicht genutzt, kannst du ihn zum 1. Januar dieses Jahres widerrufen.
Das hat eine handfeste Folge. Angenommen, bei Bank A stehen 800 € frei, und im März sind dort schon 250 € Zinsen ohne Steuerabzug geflossen. Im Juni merkst du, dass du bei Bank B mehr Freibetrag brauchst. Herabsetzen kannst du den Auftrag bei Bank A auf 250 €, nicht auf 0 €. Frei werden also 550 €. Wären bei Bank A schon die vollen 800 € geflossen, ginge in diesem Jahr gar nichts mehr.
Umgekehrt wirkt ein neu erteilter Auftrag auf den Jahresanfang zurück, denn das Muster sieht als Beginn den 1. Januar des Jahres vor. Bereits einbehaltene Steuer holt die Bank zurück. Für inländische Dividenden regelt § 44b Absatz 6 Satz 4 EStG sogar ausdrücklich, dass die Erstattung bis zur Ausstellung der Steuerbescheinigung läuft, längstens bis zum 31. März des Folgejahres. In den übrigen Fällen läuft die Korrektur über eine geänderte Steueranmeldung des Instituts nach § 44b Absatz 5 EStG. Solange es dir für das Jahr noch keine Steuerbescheinigung ausgestellt hat, muss es diesen Weg sogar gehen, das ordnet Satz 3 dieser Vorschrift an. Wann deine Bank einen im Dezember erteilten Auftrag technisch noch verarbeitet, hängt dagegen von ihren internen Abläufen ab. Frag dort nach, bevor du dich auf ein Datum verlässt.
Was für Ehepaare gilt
Die 2.000 € gibt es nicht automatisch. Das amtliche Muster knüpft den gemeinsamen Freistellungsauftrag an die Voraussetzungen einer Zusammenveranlagung nach § 26 Absatz 1 Satz 1 EStG. Beide unterschreiben, beide Steuer-Identifikationsnummern gehören auf das Formular. Nach Trennung oder Scheidung ist der Auftrag zu ändern.
Der Unterschied zu zwei Einzelaufträgen wird sichtbar, sobald die Erträge ungleich verteilt sind. Ein Paar hat 1.400 € Erträge im Depot des einen und 300 € im Depot des anderen. Mit einem gemeinsamen Auftrag sind alle 1.700 € gedeckt, die Bank behält nichts ein, gespart sind 448,38 €. Mit zwei Einzelaufträgen deckt der eine nur 1.000 €, der andere nutzt 300 € und lässt 700 € liegen. Gespart sind dann 263,75 € plus 79,13 €, zusammen 342,88 €. Die Differenz von 105,50 € streckt das Paar dem Finanzamt vor.
Vorgestreckt ist hier das richtige Wort, denn verloren ist der Betrag nicht. § 20 Absatz 9 Satz 3 EStG regelt, dass der gemeinsame Pauschbetrag bei jedem Ehegatten je zur Hälfte abgezogen wird und der nicht benötigte Teil beim anderen Ehegatten berücksichtigt wird. Das passiert aber erst bei der Veranlagung, nicht schon an der Bankkasse.
Ein zweiter Vorteil des gemeinsamen Auftrags fällt oft unter den Tisch. Er löst die ehegattenübergreifende Verlustverrechnung aus: Die Bank verrechnet am Jahresende Verluste des einen mit Gewinnen des anderen, über Einzel- und Gemeinschaftsdepots hinweg. Wie diese Töpfe funktionieren, steht in Verlustverrechnungstopf. Wer seinen Freibetrag bereits woanders vollständig verplant hat, kann dafür einen Auftrag über 0 € stellen. Das Formular sieht dieses Feld ausdrücklich vor, wenn lediglich die ehegattenübergreifende Verlustverrechnung beantragt werden soll.
Wann die Nichtveranlagungsbescheinigung besser passt
Bei kleinen Einkommen stößt der Freistellungsauftrag an eine harte Grenze: Er deckt nie mehr als 1.000 € Erträge ab, egal wie niedrig die Rente oder das Gehalt ist. Für diesen Fall gibt es die Nichtveranlagungsbescheinigung, eine Bescheinigung des Wohnsitzfinanzamts, die den Steuerabzug ganz entfallen lässt. Grundlage ist § 44a Absatz 2 Satz 1 Nummer 2 EStG in Verbindung mit Absatz 1 Satz 4, wonach kein Steuerabzug erfolgt, wenn anzunehmen ist, dass ohnehin keine Steuer entsteht.
Der Maßstab dafür ist der Grundfreibetrag. Für den Veranlagungszeitraum 2026 liegt er bei 12.348 €, festgelegt in § 32a Absatz 1 EStG.
Eine Rechnung dazu. Eine Rentnerin hat einen steuerpflichtigen Rentenanteil von 9.800 € und Kapitalerträge von 2.400 €. Nach Abzug des Sparerpauschbetrags kommt sie auf 11.200 €, bleibt also unter dem Grundfreibetrag. Mit einem Freistellungsauftrag sind 1.000 € frei, auf die restlichen 1.400 € behalten ihre Banken 369,25 € ein. Mit der Bescheinigung behalten sie nichts ein. Vorliegen muss sie dafür bei jedem einzelnen Institut, das verlangt § 44a Absatz 2 Satz 1 EStG. Die lästige Aufteilung eines knappen Freibetrags auf mehrere Banken entfällt damit aber vollständig.
Drei Punkte gehören dazu. Die Geltungsdauer beträgt höchstens drei Jahre und endet am Schluss eines Kalenderjahres. Die Bescheinigung steht unter dem Vorbehalt des Widerrufs. Und wenn die Voraussetzungen wegfallen, etwa weil eine Erbschaft die Erträge nach oben treibt, musst du sie dem Finanzamt zurückgeben. Alles drei steht in § 44a Absatz 2 EStG. Dasselbe Muster passt auf ein Depot, das auf den Namen eines Kindes läuft, denn auch ein Kind hat einen eigenen Grundfreibetrag.
Der Ablauf in fünf Schritten
Schreib zuerst die Institute auf, nicht die Konten, und nimm Bausparkasse und Lebensversicherer mit dazu. Hol dir dann die letzten Jahressteuerbescheinigungen und schätze je Institut die Erträge für dieses Jahr, inklusive der Vorabpauschale, die deine Bank im Januar gebucht hat. Prüf im dritten Schritt, ob eine Nichtveranlagungsbescheinigung überhaupt in Frage kommt, denn dann erübrigt sich der Rest. Verteile danach den Freibetrag von oben nach unten auf die ertragsstärksten Institute. Und trag dir zuletzt einen Termin im November ein, um die Verteilung zu prüfen, solange Änderungen im laufenden Jahr noch etwas bewirken.